FIRAT ÜNİVERSİTESİ AYDINLATMA METNİ İşbu bilgilendirme, kişisel verilerin işlenmesinde başta anayasal güvencesini haiz özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülüklerin belirlemek amacıyla 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 Sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu doğrultusunda Fırat Üniversitesi olarak veri sorumlusu sıfatıyla Kanun'un 'Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü' başlıklı 10. maddesi kapsamında yapılmaktadır. Fırat Üniversitesi olarak veri sorumlusu sıfatıyla kişisel verilen işlenmesi, korunması ve üçüncü kişilere aktarılması noktasında mevzuat çerçevesinde gösterilen düzenlemeye hassasiyetle riayet edilmektedir.

Tanımlar

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu tüzel kişi olan Fırat Üniversitesini,
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade eder.
Kişisel Veri Sahibi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
Kanun: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu,
Üniversite: Fırat Üniversitesini,
Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade eder.

Kişisel Verilerin İşlenme Amacı, Toplama Yöntemi ve İşlenmenin Hukuki Sebebi

Kişisel veriler, Fırat Üniversitesi tarafından verilen hizmetlerin belirlenen yasal çerçevede sunulabilmesi ve bu kapsamda Üniversitenin sözleşme ve yasadan doğan mesuliyetlerini eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirebilmesi şeklindeki esaslı amacına ek olarak aşağıda gösterilen;

• Üniversitesinin kurumsal stratejilerinin belirlenmesi, uygulanması ve sürdürülebilirliğinin sağlanması,
• Üniversite ile ilişkisi bulunan gerçek ve/veya tüzel kişilerin (öğrenciler, çalışanlar, mezunlar, personel adayları, öğrenci adayları, ziyaretçiler, tedarikçiler, iş ortakları, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları vb.) Üniversite ve/veya Üniversiteye bağlı birimlerce sağlanan hizmetlerden yararlanabilmeleri için gerekli çalışmaların yapılabilmesi,
• Eğitim- öğretim faaliyetlerinin sürdürülebilmesi, ölçme değerlendirme ve başarı takibi yapılabilmesi,
• Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi
• Talep ve şikâyet yönetimi ve takibi
• Üniversite personel temin süreçlerinin yürütülmesi,
• Üniversite ile Üniversiteye bağlı birimlerin akreditasyon ve değerlendirme çalışmalarının yapılabilmesi,
• Eğitim, seminer vb. organizasyonlara katılım taleplerinin yerine getirilebilmesi,
• Üniversitesinin kurumsal ve ortaklık hukuki işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve takibi,
• Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve uygulanması,
• Yurtdışında faaliyet gösteren benzer kurumlarla geliştirilen eğitim ve araştırma amaçlı iş birlikleri, eğitim programları, personel değişimleri, yabancı ülke menşeili çalışanların ülkeleri ve ülke temsilcilikleri ile ortak etkinliklerin ve faaliyetlerin yürütülebilmesi,
• Üniversitesinin eğitim seviyesini artırmak için gerekli gördüğü faaliyetleri,
• Akademik eğitimler, bilimsel araştırmalar, proje başvuruları, Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu ile Sınai Mülkiyet Kanunu kapsamındaki haklara ilişkin başvuru, devir vb. her türlü faaliyetin sürdürülebilmesi,
• İş ortakları, paydaşlar, müşteriler ve tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi,
• Üniversite yöneticilerine sağlanacak yan haklar ve menfaatlerin planlanması ve uygulanması
• Üniversite hukuki işlerinin yürütülmesi ve takibi,
• Öğrenciler ile akademik ve idari personel hakkında açılan/açılabilecek disiplin soruşturma süreçlerinin yönetilebilmesi,
• İhale süreçlerinin yürütülebilmesi, alınan mal ve hizmetlerden kaynaklanan ödemelerin yapılabilmesi,
• Üniversitenin tanıtımı ve yürütülen etkinliklerin kamuoyu ile paylaşılabilmesi,
• Misafir/ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi
• Yurtdışı öğrenci hareketliliğinin işlenmesi ve takibi
• Personel ve öğrencilerin ilgili mevzuat gereği tutulması gereken kayıtlarının yapılabilmesi,
• Yargı organlarının ve/veya idari makamların istediği bilgi ve belge taleplerinin yerine getirilebilmesi,
• Üniversite bünyesindeki tüm çalışanların mali ve özlük haklarının yürütülebilmesi,
• Öğrencilerin barınma, sosyal, mali ve özlük haklarının yerine getirilebilmesi,
• İnsan kaynakları politikalarının yürütülmesi,
• Öğrencilerin yapacağı stajlarda; İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, İş Kanunu gereğince belirlenen yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Etkinlik yönetimi,
• Yükseköğretim Kanunu ve ilgili diğer mevzuatlar çerçevesinde eğitim-öğretim hizmetlerinin gerçekleştirilebilmesi maksadıyla öğrencilik statüsüne ilişkin süreçlerin planlanması ve icra edilmesi,

amaçlarıyla; KVKK madde 5 ve 6. Maddelerinde gösterilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları gösterilen hukuki sebeplerin sınırları içerisinde kurumsal internet sitelerimiz kanalıyla, e-posta veya diğer yollarla ya da çeşitli akademik veya idari amaçlı başvurular sırasında, otomatik, otomatik olmayan, yazılı veya elektronik ortamda olmak kaydıyla çeşitli yöntemlerle toplanmaktadır.

Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişiler ve Verilerin Aktarılma Amaçları

6698 sayılı Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları ve kanun tarafından öngörülen temel ilkelere uygun bir vaziyette işlenen kişisel veri ve özel nitelikli kişisel veriler, Fırat Üniversitesi tarafından Üniversitemiz hizmetlerinin devamlılığını sağlamak üzere idari ve akademik süreçleri yürütmek, sağlanan eğitim faaliyetlerini sürdürmek, Üniversite ve Üniversite ile iş ilişkisi içerisinde olan gerçek veya tüzel kişilerin hukuki ve ticari güvenliğini sağlamak, hukuki uyum süreçlerini yürütmek, kampüs tesis ve binalarının içinde ve çevresinde fiziksel güvenliği ve kontrolü sağlamak, mali ve finansal işleri yerine getirmek, ticari ve iş stratejileri belirlemek ve yerine getirmek amaçlarıyla, yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yetkili özel hukuk kişilerine ilgili kişilerin hukuki yetkisi dâhilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak, mevzuatın izin verdiği hallerde Üniversitenin işbirliği yaptığı danışman, kuruluş, taraflara, anlaşmalı kuruluşlara, ödeme sistemleri kuruluşlarına yukarıda belirtilen şartlara bir başka deyişle üçüncü kişilere kişisel veri aktarım şartlarına uygun olarak aktarılabilmektedir.

Kişisel Verilerin Saklanması ve Korunması

Kişisel verilerinizin hukuka aykırı olarak işlenmesinin ve verilerinize hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerinizin güvenli bir şekilde muhafaza edilmesi amacıyla Fırat Üniversitesi tarafından gerekli her türlü teknik ve idari tedbir alınmaktadır.

Veri İşleme Süreleri

Kişisel veriler, işlenme amacıyla sınırlı olmak üzere; Üniversitemizin ve Üniversitemize bağlı merkez ve birimlerinin tabi olduğu, başta Yükseköğretim mevzuatı olmak üzere, diğer ilgili tüm kanun ve sair yasal mevzuatta yer alan veri işleme ve zamanaşımı sürelerine riayet edilerek işlenmektedir. Kanunlarda veri işleme sürelerine ilişkin değişiklik yapılması halinde, belirlenen yeni süreler esas alınacaktır.

Veri Sahibinin Kişisel Verilerin Korunması Kanununda Gösterilen Hakları

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunun 11. Maddesinde kişisel veri sahibine birtakım haklar tanınmıştır. Düzenleme alanı bulan haklar aşağıda gösterildiği şekildedir:

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• Kişisel verilerin bahsi geçen kanunun 7. Maddesinde gösterilen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Kişisel verilerin düzeltilmesi, silinmesi ya da yok edilmesi halinde bu işlemlerin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Bunlara ek olarak veri sorumlusu olarak işlenen kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 4-b hükmü mucibince doğru ve gerektiğinde güncel olması gerekmesi hasebiyle kişisel verilerinde değişiklik olması halinde kişisel veri sahibinin işlenmiş kişisel verilerinin güncellenmesini talep hakkı olduğunun kabulü gerekir. Bu bakımdan kişisel veri sahibi aşağıda belirtilen yöntemleri gösterilen başvuru usullerine uygun bir şekilde Kanunun 11. maddesinde gösterilen haklarının yanı sıra kişisel verilerinin güncelleme hakkını kullanabilmektedir.

Veri Sorumlusuna Başvuru

Kişisel verisi işlenen kişi, 6698 Sayılı Kanun kapsamında kişisel verilere ilişkin hakları ile ilgili; başvuru sahibinin kimliğini tespit edici bilgileri, telefon numarası, yazışma adresini ve konuya ilişkin talebi içeren dilekçe ile bizzat elden veya noter kanalıyla Fırat Üniversite Rektörlüğü Evrak Kayıt Birimine (Üniversite, Fırat Ünv., 23119 Elâzığ Merkez/Elazığ) iletilebilir. Ayrıca, başvurular için ‘’Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’’inde öngörülen diğer yöntemler de kullanılabilir. Bu kapsamlardaki başvurular tarafımızdan yapılacak olan kimlik doğrulamasını takiben kabul edilecek olup, başvuru sahiplerine başvurunun mahiyetine göre en geç 30 gün içerisinde işlemin maliyet gerektirmesinde ücret alınmak (zikredilen tebliğde gösterilen tarife çerçevesinde) suretiyle yazılı olarak cevap verilecektir.

Yukarıda zikredilen Tebliğin ‘’Başvuru Usulü’’ başlıklı 5. maddesindeki;     ‘’ (1) İlgili kişi, Kanunun 11 inci maddesinde belirtilen hakları kapsamında taleplerini, yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla veri sorumlusuna iletir.

    (2) Başvuruda;
    a) Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza,
    b) Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
    c) Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
    ç) Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
    d) Talep konusu,bulunması zorunludur.
    (3) Konuya ilişkin bilgi ve belgeler başvuruya eklenir.
    (4) Yazılı başvurularda, veri sorumlusuna veya temsilcisine evrakın tebliğ edildiği tarih, başvuru tarihidir.
    (5) Diğer yöntemlerle yapılan başvurularda; başvurunun veri sorumlusuna ulaştığı tarih, başvuru tarihidir.’’
başvuru metot ve usulüne ilişkin hükümleri meridir. Başvuru sahibi burada gösterilen usuller çerçevesinde Kanunun 11. maddesinde gösterilen haklarını kullanabilmektedir.


    VERİ SORUMLUSU         FIRAT ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

    YAZIŞMA ADRESİ        FIRAT ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ 23119 MERKEZ/ELAZIĞ

    KEP ADRESİ         firatuniversitesi@firatuniversitesi.hs02.kep.tr